Business Letter

PERBEDAAN BRITISH LETTER DAN AMERICAN LETTER

1.        Sender’s Address

Dalam penulisan alamat rumah sendiri, informasi yang diberikan adalah: nomor rumah, jalan, kode area, tempat, negara dan nomor telepon. (Jangan menyertakan nama pengirim disini, dalam bahasa Inggris, nama ini hanya diletakkan di akhir surat).

·           British Letter

Posisi: Dalam penulisan surat pada British Letter, alamat pengirim biasanya ditempatkan di sudut kanan atas pada surat tersebut.

   

·           American Letter

Posisi: Dalam penulisan surat pada American Letter, alamat pengirim biasanya ditempatkan disudut kiri atas, dibawah tanggal, atau diakhir surat itu, dibawah tanda tangan.

Alamat Pengirim dibawah tanggal:

Alamat Pengirim dibawah tanda tangan:

2.        Date

·           British Letter

Menulis: 30 October 2003

Posisi: Disebelah kanan, satu baris dibawah alamat pengirim (dalam huruf dengan alamat pengirim siap dicetak, tanggal juga diletakkan dipojok kiri atas). Format penulisan tanggalnya hari-bulan-tahun.

 

·           American Letter

Menulis: 30 October 2003

Posisi: Dipojok kiri atas (terkadang ditengah). Format penulisan tanggalnya bulan-hari-tahun.

3.        Recipient’s Address

Ms/Miss/Mrs/Mr/Dr...

Nomor rumah, jalan

Tempat

Kode area

COUNTRY (dalam huruf besar)

·           British Letter

Dalam British Letter, alamat penerima dimulai pada baris yang sama dengan tanggal atau satu baris dibawah tanggal.

·           American Letter

Dalam American Letter, alamat penerima dimulai dua baris dibawah alamat pengirim (satu dua baris dibawah tanggal jika alamat pengirim tidak ditempatkan disudut kiri atas).

4.        Salutation

·           Jika mengetahui namanya

Dear Ms/Miss/Mrs/Mr/Dr + nama

Contoh: Dear Mr Miller

Kita juga dapat menulis nama lengkap orang tersebut. Dalam hal ini, meninggalkan sapaan (Mr/Mrs). Cara penulisan ini sangat berguna jika kita tidak mengetahui jenis kelamin orang tersebut.

Contoh: Dear Chris Miller

·           Jika tidak mengetahui namanya

Ada beberapa kemungkinan untuk mengatasi mengirim surat kepada seseorang yang tidak kita ketahui namanya:

·           Tanda baca

Dalam British Letter, tidak menggunakan tanda baca atau menggunakan koma (,) dibelakan nama.

Contoh: Dear Mr Miller atau Dear Mr Miller,

Dalam American Letter, menggunakan titik dua (: ) dibelakang nama.

Contoh: Dear Mr Miller:

5.        Subject Line

Sebuah baris subjek tidak terlalu diperlukan. Kita mungkin ingin menggunakan satu, sehingga pembaca segera tahu tentang apa isi surat tersebut.

·           British Letter

Baris subjek biasanya ditempatkan diantara salam dan tubuh surat (diantara baris kosong).

·           American Letter

Dalam American Letter, baris subjek juga dapat ditempatkan diantara alamat penerima dan salam (diantara baris kosong).

6.        Body of Letter

Huruf pertama kapital (bahkan jika salam berakhir dengan koma). Teks rata kiri dan baris kosong diletakkan setelah paragraf. Hal ini tidak biasa dalam baris pertama dari sebuah paragraf.

Bagian-bagiannya:

·         Paragraf pertama: pengenalan dan alasan untuk menulis.

·  Paragraf berikutnya: menjelaskan alasan kita untuk menulis lebih detail, memberikan informasi latar belakang, dll.

·         Paragraf terakhir: meringkas alasan kita untuk menulis lagi dan menjelaskan apa harus penerima lakukan sesuai dengan keinginan kita.

Catatan: Teks yang kita buat harus bersifat positif dan terstruktur dengan baik.

7.        Greeting

·           British Letter

Jika kita menggunakan nama penerima dalam salam, menggunakan “sincerely”.

Jika kita tidak menggunakan nama penerima dalam salam, menggunakan “faithfully”.

·           American Letter

Gunakan “sincerely”, tidak peduli apakah kita menggunakan nama penerima dalam salam atau tidak (“faithfully” tidak umum dalam American Letter).

Salutation – Greeting

·           British Letter

·           American Letter

Didalam email kita juga menuliskan:

o   Regards

o   Kind Regards

o   Best Wishes

Posisi: Tuliskan dua baris ucapan dibawah paragraf terakhir dan rata kiri. Jika tanggal maka rata tengah, terkadang juga rata tengah dari salam. Tinggalkan 4 baris kosong setelah salam (ruang untuk tanda tangan) dan menulis nama pengirim dibawah ruang itu.

8.        Enclosure

Jika kita ingin melampirkan dokumen, kita dapat memasukkan semua lampiran dokumen secara terpisah atau hanya menulis kata “Lampiran” dibawah tanda tangan.  

TYPE OF BUSINESS LETTER

1.        Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) merupakan bentuk surat dimana Leher Surat, Tubuh Surat, dan Kaki Surat tidak membentuk sebuah paragraph melainkan membentuk sebuah blok penuh dari kiri hingga kanan. Namun susunan atau struktur surat masih tetap berlaku dalam surat tersebut. Dalam pengetikan surat ini biasanya dimulai dari pasak garis pinggir kiri. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style):

1.         Kop surat

2.         Tanggal dibuatnya surat

3.         Nomor surat

4.         Lampiran

5.         Hal

6.         Surat yang ditujukan

7.         Salam pembukaan

8a. Pendahuluan isi surat

8b. Penjelasan isi surat

8c. Penutup isi surat

9.         Salam penutup

10.      Nama jabatan

11.      Tanda tangan

12.       Nama yang menandatangani

13.       Tembusan

14.       Halaman lampiran surat / inisial

2.        Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style)

Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) merupakan bentuk surat yang memiliki posisi kanan pada tanggal dan salam penutup. Bentuk surat ini sama saja halnya dengan Bentuk Lurus Penuh namun yang membedakan hanyalah tanggal dan salam penutup berada pada posisi kanan, baik dalam penulisan, pengetikan, maupun strukturalnya. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style):

1.      Kop surat

2.      Tanggal dibuatnya surat

3.         Nomor surat

4.         Lampiran

5.         Hal

6.         Surat yang ditujukan

7.         Salam pembukaan

8a. Pendahuluan isi surat

8b. Penjelasan isi surat

8c. Penutup isi surat

9.      Salam penutup

10.   Nama jabatan

11.   Tanda tangan

12.    Nama yang menandatangani

13.    Tembusan

14.    Halaman lampiran surat / inisial

3.        Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi surat, diketik sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketikan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini terdapat dalam surat udangan pernikahan. Bagian-bagian surat dari bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style):

1.      Kop surat

2.      Tanggal dibuatnya surat

3.      Nomor surat

4.      Lampiran

5.         Hal

6.         Surat yang ditujukan

7.         Salam pembukaan

8a. Pendahuluan isi surat

8b. Penjelasan isi surat

8c. Penutup isi surat

9.      Salam penutup

10.  Nama jabatan

11.  Tanda tangan

12.   Nama yang menandatangani

13.   Tembusan

14.   Halaman lampiran surat / inisial

Referensi
https://www.ego4u.com/en/business-english/communication/business-letter
http://dsmlmdblog.blogspot.co.id/2010/09/b.html